Vertraulichkeitsvereinbarungen werden oft zum Schutze von Erfindungen, geistigem Eigentum oder Unternehmensinformationen verwendet. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung kann darüber hinaus in vielen anderen Situationen abgeschlossen werden, in denen ausgetauschte oder noch auszutauschende Informationen geheim gehalten werden sollen. Die Geheimhaltungspflicht kann sich also auf beliebige Informationen beziehen, die eine oder beide Vertragsparteien schützen wollen.
Hier sind einige häufige Anwendungsfälle für Geheimhaltungsvereinbarungen:
Vorstellungsgespräch
Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit den Bewerbern führen, die bei Ihnen arbeiten wollen, kann es erforderlich sein, sensible Informationen über Ihre Geschäftstätigkeit auszutauschen. Lassen Sie den Kandidaten / die Kandidatin eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, um das geistige Eigentum Ihres Unternehmens, Pläne, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und sonstige unternehmensbezogene Informationen zu schützen.
Arbeitsverhältnis
Eine Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dient dem Schutz von Unternehmensgeheimnissen jeder Art, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber bekannt werden. Hat der Arbeitnehmer Zugang zu personenbezogenen Daten, die im Unternehmen des Arbeitgebers gesammelt und bearbeitet werden, kann eine Vertraulichkeitsvereinbarung zur Einhaltung von einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften am Arbeitsplatz beitragen.
Dienstverhältnis / Beratervertrag
Ein Geheimhaltungsvertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer/Subunternehmer/freiem Mitarbeiter bzw. Berater schützt die im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt gewordenen unternehmensbezogenen Informationen, darunter auch Kunden- und Mitarbeiterdaten des Auftraggebers.
Verhandlungen und Zusammenarbeit
Im Rahmen der Planung, Verhandlung und Durchführung von Projekten und Kooperationen jeglicher Art werden geheimhaltungsbedürftige Informationen ausgetauscht und entwickelt. Oft ist es wichtig, nicht nur die Verhandlungs- und Kooperationsergebnisse, sondern auch die Gespräche und das gemeinsame Vorhaben von der Öffentlichkeit und Konkurrenz geheim zu halten. Verschwiegenheit darüber kann mithilfe einer beidseitigen Geheimhaltungsvereinbarung erreicht werden.
Kauf / Verkauf eines Unternehmens
Potenzieller Käufer eines Unternehmens wird Informationen über die Betriebskosten, Kundendatenbanken, neue Produkte, die sich in der Entwicklung befinden, Fertigungsprozesse und viele andere Themen erfahren möchten, bevor er sich für den Kauf entscheidet. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung würde dazu beitragen, die Integrität der Geschäftsgeheimnisse Ihres Unternehmens zu wahren und die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen.
Lieferbeziehung
Bestellinformationen können Details zu Ihrem Unternehmen enthalten, die Sie geheim halten möchten, z.B. in Entwicklung befindliche Produkte oder Änderungen an vorhandenen Produktlinien. Indem Sie Ihre Lieferanten dazu bringen, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bestelldaten geheim bleiben.
Erfindung
Zum Schutz von vertraulichen Informationen sollte man noch vor Offenlegung der sensiblen Daten und vor Beginn der Verhandlungen über Patente, Lizenzvergabe etc. eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen.
Checkliste wesentliche Bestandteile einer Vertraulichkeitsvereinbarung:
- Vertragsparteien
- Gegenstand der Geheimhaltungsvereinbarung, sprich möglichst genaue Beschreibung des Anlasses für den Informationenaustausch sowie klare und möglichst umfassende Definition der geheim zu haltenden Informationen
- Dauer und Umfang der Geheimhaltungspflicht
- Evtl. Kundenschutzbestimmungen
- Evtl. Konkurrenz- und Abwerbeverbot
- Nutzungsrechte
- Vertragsstrafe im Falle eines Verstoßes gegen die Geheimhaltungspflichten und sonstige Vertragspflichten
- Rückgabe- und Vernichtungspflichten
- Voraussetzungen der Weitergabe von Informationen an Dritte